支援先の社長から、こう聞かれたとします。
「ChatGPTって便利ですね。うちでも顧客情報を入れて、営業資料を作らせても大丈夫ですか？」
こういう場面、これから増えていくと思います。
さて、何と答えるでしょうか。
「原則だめです」は、たしかに分かりやすい
現場では、こう答えている方も多いと思います。
「顧客情報は、原則入れない方がいいです」
分かりやすいですし、経営者にもすぐ伝わります。条件をいくつも並べて説明すると、たいてい「で、結局どっちなんですか」と言われますから、線を引いてあげる方が親切な場面もある。私も、その場でそう言うことはあります。
ただ、この言い方には続きがあります。
一律に禁止すると、活用そのものが止まることもあれば、会社から見えない利用が残ることもあります。厄介なのは後者です。禁止したつもりでも、使うのをやめるのではなく、見えなくなるだけ。
私なら、分かりやすさは落とさずに、話が止まらない言い方にします。たとえば、こうです。
「今日のところは、実際の顧客情報は入れずに始めましょう。何に使うかが決まったら、必要な情報と利用環境を確認して、扱い方を考えましょう」
「原則だめ」と同じくらいはっきりしていて、その場で言えて、続きがある。経営者からすると「いまはやめとけ」と聞こえますから、伝わり方も変わりません。
このあと確認したいのが、次の3つ。
確認すること① 何に使うのか
営業資料を作りたいのか、顧客を分類したいのか、問い合わせへの返信文を作りたいのか。目的が変われば、必要な情報も変わります。
ここが決まらないうちは、「この情報は入れてよいか」という問いが成り立ちません。何のために必要なのかが分からなければ、必要かどうかも判断できない。
確認すること② その情報は、本当に必要か
支援先が、こう言ったとします。
「この顧客一覧をAIに入れて、重点的に営業すべき先を考えてもらいたい」
顧客一覧には、会社名、担当者名、電話番号、売上金額、購入商品、最終取引日が入っています。
私なら、まずこう聞きます。
「その分析に、担当者名や電話番号は必要ですか？」
重点先を見つけたいのであれば、使うのは売上規模、商品構成、最終購入時期あたりでしょう。担当者名も電話番号も、分析には使いません。
それなら、渡さなくていい。会社名も、A社・B社と置き換えれば足りるかもしれません。
先に考えたいのは、隠し方ではありません。
生成AIとセキュリティの話になると、どうしても「どうやって伏せるか」「どこまで隠せば安全か」という方向に行きがちです。ところが、隠す工夫には抜けが出ます。氏名を消しても、支店名と役職と年代が残っていれば、同じ職場の人には誰のことか分かってしまう。顧客名を記号に置き換えても、取引日と金額が残っていれば、営業担当者には特定できてしまう。
必要のない情報まで渡さない。それだけでも、情報流出のリスクが一つ減ります。
どう隠すかを考える前に、そもそも渡す必要があるかを考える。
この順番だけは、目的が何であっても、使っているAIが何であっても変わりません。
確認すること③ どのAIを、どんな環境で使っているのか
業務によっては、実際のデータを扱う必要も出てきます。
そうなれば、次は利用環境です。
入力したデータはどう扱われるのか。契約ではどう定められているのか。会社が利用状況を把握できるのか。データはいつまで残るのか。
見るべきは、料金そのものではありません。組織として管理できる契約・環境かどうか。
個人向けの利用環境と、管理者がアカウントや権限を管理できる組織向け環境とでは、会社として担保できる範囲が異なります。個人契約のままでは、会社が利用状況を把握したり、退職時に業務情報を確実に回収したりすることが難しくなる。
次回は、この違いをもう少し具体的に。
支援先には、こう聞いてみる
「AIに何をしてほしいですか？」
「そのために、この顧客情報は全部必要ですか？」
「いま、会社として使っているAIはありますか？」
この3つを順に聞くと、話の輪郭が見えてきます。
もちろん、これで全部ではありません。外部に出す資料なら、AIの出力をどう確認し、何に使うのかも考える必要があります。まず入口で確認したいのが、この3つです。
経営者の方がお読みでしたら、顧客情報をAIに入れる前に、ご自身でこの3つを確認してみてください。これだけでも、「とりあえず全部入れる」とは違うスタートになります。
この連載で使う「4つの問い」
生成AIを仕事で使うとき、見るべきことは4つあります。
今回扱ったのは、主に①。②から④は、回を追って見ていきます。
4つ全部を毎回チェックするものではありません。 チャットで文章を書かせるだけなら、主に①と③。ファイルや業務基盤につなぐようになると②が効いてきます。AIに実行までさせるなら④。深く使うほど、見るべき問いが増える。
AIを「どこに」使うかの整理は、活用マップで別に扱っています。
慌てて○か×を答えない
「顧客情報を入れて大丈夫？」と聞かれても、その場で○か×を出す必要はありません。
まず、目的。次に、必要な情報。そして、利用環境。
私なら、この順番で話を始めます。確認が終わるまでは実際の顧客情報を入れずに始める。それくらいなら、聞かれたその場で言えます。
次回は、「無料版・有料版・法人版、何が違う？」へ。